Worum es geht
In jedem Unternehmen steckt wichtiges Wissen in E-Mails, in den Köpfen einzelner Mitarbeiter oder in verstreuten Notizen. Wer war noch mal der Ansprechpartner bei Kunde X? Warum wurde damals Entscheidung Y getroffen? Klassische Wikis helfen nur halb, weil jemand das Wissen aktiv eintragen muss – und das passiert im Tagesgeschäft meistens nicht.
Diese Schulung zeigt, wie ein Wissensmanagement-System entsteht, das dort ansetzt, wo Wissen tatsächlich anfällt: in der täglichen Kommunikation. Am Ende der drei Schulungstage hat die IT-Abteilung das komplette Baumuster für ein solches System selbst durchdrungen – von der E-Mail-Auswertung bis zum KI-Assistenten auf eigener Infrastruktur, vollständig ohne Cloud-Abhängigkeit.
Die Themen im Detail
Tag 1 – Grundlagen und Architektur
- Warum Wissen in Unternehmen verschwindet: die Grenzen von Wikis, Laufwerken und persönlichem Gedächtnis
- Das Grundprinzip: geteiltes statt personengebundenes Wissen
- Wissensknoten als Datenmodell: Personen, Organisationen, Themen und ihre Beziehungen
- Strukturierte Wissensbasis pro Kunde/Projekt: Übersichten, Entscheidungen, Risiken, offene Punkte
- Versionierung als Architekturprinzip: warum nichts überschrieben werden darf
- Grobarchitektur des Gesamtsystems im Überblick
Tag 2 – Automatische Wissensgewinnung aus E-Mails und Dokumenten
- Anbindung von E-Mail-Postfächern per IMAP
- Mehrstufige Verarbeitung: Filtern (Massen-Mails, No-Reply, Blocklisten) vor dem KI-Einsatz
- Extraktion von Personen, Organisationen und Themen aus Betreff, Inhalt und Anhängen (PDF, Word) durch ein KI-Modell
- Vernetzung der erkannten Informationen zu Wissensknoten
- Quellennachweis: jeder Fakt bleibt auf seine Ursprungs-E-Mail zurückverfolgbar
- Eigene Eingangsadresse als universelles Sammelbecken (CC-Mails, Protokolle aus anderen Systemen)
- Automatische Generierung strukturierter Dokumente aus den gesammelten Wissensknoten
Tag 3 – Zugriff, Integration und KI-Assistent
- Wissen bearbeiten wie eine Datei: Zugriff per WebDAV mit Windows-Explorer
- Globale Skills: unternehmensweites Wissen über Vorgehensweisen, unabhängig vom einzelnen Kunden
- Integration mit Projektmanagement-Tools: automatischer Abgleich von Aufgaben und Issues
- Bereitstellung der Wissensbasis über einen MCP-Server für KI-Assistenten
- Aufbau eines vollwertigen, lokalen KI-Assistenten mit OpenWebUI und einem selbst betriebenen Sprachmodell
- Ehrlicher Vergleich zu Microsoft 365 Copilot: geteiltes vs. personenbezogenes Wissen, Datensouveränität, Kosten
- Betrieb, Wartung und Skalierung der eigenen Infrastruktur
Tag 4 – Individualtag: Ihr System, Ihre Fragen
- Durchleuchtung der vorab eingereichten Anwendungsfälle und Fragen der Teilnehmer
- Architekturentscheidungen für die konkrete Infrastruktur des Unternehmens
- Anbindung an bestehende Postfächer, Tools und Datenquellen
- Priorisierung: welcher erste Anwendungsfall trägt sich am schnellsten
- Konkrete nächste Schritte für den Aufbau im eigenen Haus
Für wen die Schulung gedacht ist
Diese Schulung richtet sich an IT-Abteilungen von Dienstleistern, Agenturen und Beratungsunternehmen, die:
- viele Kundenprojekte parallel betreuen und Wissen darüber ungeordnet in E-Mails verlieren
- einen KI-Assistenten produktiv einsetzen wollen, ohne Daten in die Cloud zu geben
- einen lückenlosen Überblick über Kundenbeziehungen und Projektverläufe brauchen
- Wissen dauerhaft im Unternehmen halten wollen, unabhängig von einzelnen Mitarbeitern
Voraussetzungen
- Grundlegendes IT-Verständnis (Server, Datenbanken, E-Mail-Infrastruktur)
- Keine Vorkenntnisse in KI oder Sprachmodellen nötig
- Für den Individualtag: Einreichung konkreter Anwendungsfälle oder Fragen vorab
Ihr Fahrplan
| Tag | Schwerpunkt |
|---|---|
| 1 | Grundlagen und Architektur des Wissensmodells |
| 2 | Automatische Wissensgewinnung aus E-Mails und Dokumenten |
| 3 | Zugriff, Integration und lokaler KI-Assistent |
| 4 | Individualtag zu firmenspezifischen Anwendungsfällen |
Organisatorisches
Offene Schulung (Präsenz oder Online) Teilnehmer verschiedener Unternehmen, Preis pro Person und Tag, maximal 7 Teilnehmer vor Ort bzw. 10 online. Präsenz findet in Paderborn statt, das Online-Format läuft halbtägig über 6,5 Tage per Teams.
Firmenschulung (Inhouse) Exklusiv für ein Unternehmen, Pauschalpreis für bis zu 20 Teilnehmer, Durchführung vor Ort beim Kunden.
Individualtag Bei beiden Formaten enthalten. Voraussetzung ist die vorherige Einreichung konkreter Anwendungsfälle oder Fragen durch die Teilnehmer, damit der Tag gezielt vorbereitet werden kann.