Diese Frage kommt in jedem Projekt, meist ganz am Anfang — und sie ist selten die wichtigste. Beide Formate erfüllen die gesetzliche Vorgabe, beide sitzen auf derselben europäischen Norm, und der Aufwand Ihrer Umstellung hängt an etwas anderem.
Derselbe Kern, zwei Verpackungen
Grundlage beider Formate ist dieselbe europäische Norm für die elektronische Rechnung, EN 16931. Sie legt fest, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss und wie sie strukturiert werden. Was ZUGFeRD und XRechnung unterscheidet, ist die Verpackung:
| XRechnung | ZUGFeRD (ab Version 2) | |
|---|---|---|
| Aufbau | reines XML | Hybrid: XML eingebettet in ein PDF |
| Für Menschen lesbar | nur mit Anzeigeprogramm | ja, das PDF öffnet jeder |
| Typisches Umfeld | öffentliche Auftraggeber | Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen |
| Datenkern | dieselbe Norm | dieselbe Norm |
Praktisch heißt das: Wer ZUGFeRD verschickt, schickt eine Datei, die sein Kunde auch dann sinnvoll ansehen kann, wenn dessen Buchhaltung noch von Hand arbeitet. Wer XRechnung verschickt, schickt reine Daten — sauber für die Verarbeitung, unhandlich für den Menschen am anderen Ende.
Die Wahl richtet sich nach den Empfängern
- Sie liefern überwiegend an Unternehmen. ZUGFeRD ist bequemer, weil das lesbare PDF Rückfragen vermeidet, solange nicht jeder Empfänger vollständig automatisiert verarbeitet.
- Sie liefern an öffentliche Auftraggeber. Dort ist XRechnung der etablierte Standard, häufig zusammen mit einem vorgegebenen Übertragungsweg und einer Leitweg-Identifikationsnummer, die Ihnen der Auftraggeber nennt.
- Beides gemischt. Der Normalfall. Weil der Datenkern identisch ist, bedeutet die zweite Variante Zusatzarbeit im Versand, nicht im Datenmodell.
Beim Empfangen haben Sie diese Wahl ohnehin nicht: Was Ihre Lieferanten schicken, bestimmen Ihre Lieferanten. Wer Eingangsrechnungen verarbeiten will, muss mit beiden Formen umgehen können.
Warum wir uns bewusst spät entscheiden
Der aufwendige Teil einer Umstellung ist nicht das Erzeugen der Datei. Es ist die Zuordnung Ihrer vorhandenen Daten zu den Feldern der Norm — und die Frage, was zu tun ist, wenn ein Pflichtfeld in Ihrem System nie gefüllt wurde. Diese Arbeit fällt bei ZUGFeRD und XRechnung identisch an.
Deshalb steht die Formatfrage in unseren Projekten nicht am Anfang, sondern nach der Bestandsaufnahme. Wer sie zuerst entscheidet, entscheidet die unwichtigere Hälfte zuerst — und trifft die Wahl auf einer Grundlage, die sich danach noch verschiebt.
Was das für Ihre Umsetzung heißt
Die Erzeugung und Prüfung der Formate übernehmen bei uns bewusst etablierte offene Standardkomponenten und keine Eigenentwicklung. Formate, Prüfregeln und Codelisten werden regelmäßig weiterentwickelt; wer das selbst nachbaut, pflegt es dauerhaft selbst. Selbst gebaut wird nur der Teil, den niemand liefern kann: die Verbindung zwischen Ihrem Datenmodell und der Norm. Genau dieser Teil ist bei jedem Unternehmen anders — und der Grund, warum es für Ihren Fall kein Produkt von der Stange gibt.
Ihr nächster Schritt
Welche Formate Ihre Empfänger verlangen, wissen Sie. Was Ihre Anwendung heute an Daten hergibt, klären wir gemeinsam — daran hängt der eigentliche Aufwand.
Häufige Fragen zur Formatwahl
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung? XRechnung ist ein reines Datenformat: eine XML-Datei, die ohne Software für Menschen kaum lesbar ist. ZUGFeRD ab Version 2 ist ein Hybridformat: dieselben strukturierten Daten, eingebettet in ein PDF, das jeder Mensch öffnen und lesen kann. Beide setzen auf derselben europäischen Norm auf, weshalb der inhaltliche Kern identisch ist.
Müssen wir beide Formate unterstützen? Beim Ausstellen selten: Sie wählen, was zu Ihren Empfängern passt. Beim Empfangen praktisch immer, denn Sie bestimmen nicht, was Ihre Lieferanten schicken. Da beide auf derselben Norm sitzen, ist die zweite Variante beim Einlesen deutlich weniger Arbeit als die erste.
Wir liefern an öffentliche Auftraggeber. Was gilt dann? Im öffentlichen Auftragswesen ist XRechnung der etablierte Standard, teils zusammen mit einem vorgegebenen Übertragungsweg und einer Leitweg-Identifikationsnummer, die Ihr Auftraggeber Ihnen nennt. Klären Sie das pro Auftraggeber — hier gibt es mehr Varianten als bei Geschäftskunden.
Was ist Factur-X? Das französische Gegenstück zu ZUGFeRD, technisch weitgehend deckungsgleich. Wer ZUGFeRD erzeugt, ist bei französischen Empfängern in der Regel nicht weit vom Ziel entfernt — die Prüfregeln unterscheiden sich, der Datenkern nicht.
Legen wir uns mit der Formatwahl langfristig fest? Kaum. Der aufwendige Teil der Umsetzung ist die Zuordnung Ihrer Daten zu den Feldern der Norm, und die gilt für alle diese Formate gleichermaßen. Das Format ist der Schritt danach — deshalb entscheiden wir ihn bewusst spät.
Was ist mit den Profilen und Versionen? ZUGFeRD kennt mehrere Profile mit unterschiedlichem Datenumfang; für die Pflicht ist erst das Profil relevant, das der europäischen Norm entspricht. Die schlankeren Profile erfüllen sie nicht. Versionen und Codelisten werden regelmäßig weiterentwickelt, weshalb die Formatlogik in gepflegte Standardkomponenten gehört und nicht in selbst geschriebenen Code.
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