Die Umstellung auf die E-Rechnung scheitert selten an der Norm. Sie scheitert daran, dass niemand vorher weiß, was im eigenen Rechnungsbestand steckt. Deshalb beginnt jedes Projekt bei uns mit einem Tag, an dem genau das geklärt wird — bevor irgendjemand eine Zeile Code schreibt oder ein Angebot kalkuliert.
Warum an echten Belegen
Fast jedes Unternehmen kann beschreiben, wie seine Rechnungen aussehen. Fast kein Unternehmen kann vollständig beschreiben, wie alle seine Rechnungen aussehen. Der Unterschied kostet im Projekt das meiste Geld.
Ein Fragebogen findet, was Sie ohnehin wissen: die Standardrechnung, die großen Kundengruppen, die üblichen Positionen. Was er nicht findet, sind die Belege, die vor Jahren aus einem einzelnen Kundenwunsch entstanden sind, die Sonderbehandlung eines Vertriebswegs, die Notlösung, die nie wieder angefasst wurde. Solange eine Rechnung nur gedruckt wird, ist das ohne Bedeutung — ein Mensch liest darüber hinweg. Maschinenlesbar wird daraus eine Entscheidung, die jemand treffen muss.
Wer dabei ist
Zwei Rollen aus Ihrem Haus sind unverzichtbar:
- Ihre IT oder wer die Fakturierung technisch verantwortet — für die Datenstrukturen und die Frage, was heute überhaupt erzeugt wird.
- Ihre Buchhaltung — für die fachliche Beurteilung: Warum sieht dieser Beleg so aus? Ist das gewollt oder historisch gewachsen?
Erfahrungsgemäß ist das für beide Seiten der eigentliche Gewinn des Tages: Die IT erfährt, welche Angaben fachlich zwingend sind, und die Buchhaltung sieht, was das System technisch überhaupt hergibt. Diese beiden Sichten treffen in vielen Häusern zum ersten Mal an einem Tisch aufeinander.
Was am Tag passiert
- Bestandsaufnahme. Wie entstehen Ihre Rechnungen heute, welche Wege nehmen sie, was erzeugt Ihre Anwendung dabei tatsächlich?
- Abgleich mit der Norm. An Ihren eigenen Belegen: Welche Pflichtangaben sind vorhanden, welche fehlen, welche stehen nur im Layout statt in den Daten?
- Auswertung des Bestands. Wir sehen den Rechnungsausgang systematisch durch und sortieren, was vom Standardweg abweicht — nicht stichprobenartig, sondern über den echten Bestand.
- Bewertung. Was davon ist ein Randfall, was betrifft nennenswerte Mengen, was ist ein Risiko?
- Reihenfolge. Was muss zuerst gelöst werden, was kann warten, was lässt sich vermeiden?
Was danach vorliegt
- ein klares Bild, welche Pflichtangaben Ihnen fehlen und wo sie herkommen müssen
- die Sonderfälle in Ihrem Rechnungsbestand, benannt statt geahnt — mit Größenordnung
- ein Maßnahmenplan, nach Reihenfolge und Aufwand sortiert
- eine Aufwandseinschätzung, mit der Sie intern Budget beantragen können
- auf dieser Basis ein belastbares Umsetzungsangebot
Das Ergebnis gehört Ihnen, unabhängig davon, ob Sie mit uns weiterarbeiten. Auch Ihre eigene IT oder ein anderer Dienstleister kann damit weitermachen.
Ihre Daten bleiben bei Ihnen
Rechnungsdaten sind das Sensibelste, was ein Unternehmen hat: Kunden, Preise, Konditionen, Margen. Unsere Analysewerkzeuge laufen deshalb auf Wunsch vollständig auf Ihrer Infrastruktur — ohne Cloud-Dienst und ohne Upload. Wenn Ihnen anonymisierte Kopien lieber sind, arbeiten wir damit; entscheidend ist, dass die Struktur der Belege unverändert bleibt.
Aufwand für Sie
Ein Tag mit zwei Beteiligten aus Ihrem Haus, plus etwas Vorbereitung: Zugang zu den Rechnungsdaten und eine Handvoll Beispielbelege, die Sie selbst für ungewöhnlich halten. Mehr nicht — insbesondere keine Vorarbeit, für die Sie erst Wissen aufbauen müssten.
Vor dem Workshop steht immer ein kurzes Erstgespräch. Darin klären wir, ob der Workshop bei Ihnen überhaupt der richtige nächste Schritt ist, und wie umfangreich er in Ihrem Fall wird.
Ihr nächster Schritt
Häufige Fragen zum Workshop
Wer muss aus unserem Haus dabei sein? Zwei Rollen sind unverzichtbar: jemand, der die Fakturierung technisch kennt (eigene IT oder Ihr Dienstleister), und jemand aus der Buchhaltung, der die Belege fachlich beurteilt. Ohne die IT fehlt der Zugriff auf die Datenstrukturen, ohne die Buchhaltung fehlt das Wissen, warum bestimmte Rechnungen aussehen, wie sie aussehen.
Müssen wir echte Rechnungen herausgeben? Wir müssen echte Belege sehen — aber sie müssen Ihr Haus nicht verlassen. Die Auswertung läuft auf Wunsch vollständig auf Ihrer Infrastruktur, ohne Cloud-Dienst und ohne Upload. Alternativ arbeiten wir mit anonymisierten Kopien; das reicht, solange die Struktur unverändert bleibt.
Wie lange dauert der Workshop? In der Regel ein Tag. Bei sehr großen oder über mehrere Mandanten verteilten Rechnungsbeständen kommt ein zweiter Tag für die Auswertung hinzu — das schätzen wir im Erstgespräch ein, nicht erst danach.
Was passiert, wenn wir danach nicht weitermachen wollen? Dann behalten Sie alles, was im Workshop entstanden ist: die Bestandsaufnahme, den Maßnahmenplan und die Aufwandseinschätzung. Damit kann auch Ihre eigene IT oder ein anderer Dienstleister weiterarbeiten. Der Workshop ist keine Vorstufe eines Vertrags, sondern ein eigenständiges Ergebnis.
Reicht nicht ein Fragebogen? Ein Fragebogen findet zuverlässig das, was im Haus bekannt ist. Die teuren Fälle sind aber gerade die, an die niemand denkt — Sonderfälle aus einem Kundenwunsch von damals, Notlösungen, Ausnahmen im Vertrieb. Die findet nur ein Blick in die echten Belege.
Wie schnell haben wir einen Termin? Nach dem Erstgespräch üblicherweise innerhalb weniger Wochen. Je näher Ihre Frist rückt, desto knapper wird es — nicht wegen des Workshops selbst, sondern wegen der Umsetzung danach.
Zurück zur Übersicht: E-Rechnung für Individualsoftware. Was der Workshop typischerweise findet, steht unter Die teuren Sonderfälle.