Die Termine selbst sind unstrittig und überall nachzulesen. Interessanter ist die Frage, was sie für ein Unternehmen bedeuten, dessen Fakturierung nicht von einem Hersteller kommt, der ein Update liefert.
Die Termine
| Ab wann | Wen es betrifft | Was gilt |
|---|---|---|
| 01.01.2025 | alle Unternehmen | E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können — ohne Umsatzgrenze, ohne Übergangsfrist |
| 01.01.2027 | über 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr | E-Rechnungen ausstellen |
| 01.01.2028 | alle übrigen Unternehmen | E-Rechnungen ausstellen |
Maßgeblich für die Ausstellungspflicht ab 2027 ist der Umsatz des Jahres 2026. Wer dort knapp unter der Grenze liegt, sollte nicht darauf setzen: Ein gutes Jahr verschiebt die Frist um zwölf Monate nach vorn, und zwar erst im Nachhinein erkennbar.
Die Empfangspflicht wird regelmäßig unterschätzt
Sie gilt seit Anfang 2025 für jeden, ohne Schwelle. In der Praxis heißt das: Wenn ein Lieferant Ihnen eine strukturierte E-Rechnung schickt, müssen Sie sie annehmen und verarbeiten können — auch dann, wenn Ihre eigene Ausstellungspflicht erst 2028 beginnt.
Viele Unternehmen haben das gelöst, indem jemand das eingebettete PDF ansieht und die Daten wie früher abtippt. Formal genügt das für den Empfang; für die Aufbewahrung reicht es nicht, denn der strukturierte Teil ist der maßgebliche Teil der Rechnung. Mehr dazu unter Archivierung.
Was die Frist für eigene Software bedeutet
Bei Standardsoftware ist die Frist ein Termin, an dem ein Update installiert wird. Bei einer selbst entwickelten oder stark angepassten Fakturierung ist sie der Endpunkt eines Projekts, dessen Umfang niemand kennt, solange der eigene Rechnungsbestand nicht ausgewertet ist.
Deshalb ist die entscheidende Zahl nicht Ihr Fristdatum, sondern der Zeitpunkt, an dem Sie wissen, wie viel bei Ihnen fehlt. Diese Antwort liefert eine Bestandsaufnahme in einem Tag — die Umsetzung danach braucht je nach Befund Wochen bis Monate. Wer zuerst die Antwort hat, kann entscheiden. Wer mit der Antwort wartet, muss hoffen.
Eine Faustregel aus Projekten: Rechnen Sie ab dem Startschuss mit mindestens einem halben Jahr für eine Umstellung, die Sie danach nicht bereuen — und legen Sie den Beginn nicht in den Herbst vor Ihrem Fristjahr. Dezember ist in jeder IT-Abteilung der ungünstigste Monat für eine Umstellung im Rechnungsausgang.
Wenn es schon knapp ist
Es kommt vor, dass die Zeit für eine saubere Umsetzung nicht mehr reicht. Dann sagen wir das — und trennen die Aufgabe in zwei:
- Pflichtkonform werden. In wenigen Tagen lässt sich der Zustand herstellen, in dem Ihre Rechnungen der Vorgabe entsprechen. Das ist bewusst nicht die elegante Lösung; es ist die, die zum Termin steht.
- Tragfähig werden. Die eigentliche Lösung entsteht danach, ohne Termindruck und ohne Abkürzungen, die man später bezahlt.
Das ist ehrlicher als ein Projekt, das im Dezember nicht fertig wird — und deutlich günstiger als eines, das in der Hektik falsch gebaut wurde.
Die Angaben auf dieser Seite sind eine allgemeine Orientierung und keine steuerliche Beratung. Was für Ihr Unternehmen konkret gilt, stimmen Sie mit Ihrer Steuerberatung ab — wir arbeiten dabei gern direkt mit ihr zusammen.
Ihr nächster Schritt
Sie wollen wissen, wie viel Vorlauf Sie für Ihre Frist wirklich brauchen? Das hängt an Ihrem Rechnungsbestand, nicht am Kalender. Genau das klären wir zuerst.
Häufige Fragen zu Fristen und Pflichten
Ab wann müssen wir E-Rechnungen empfangen können? Die Empfangspflicht gilt bereits seit dem 01.01.2025 und kennt keine Umsatzgrenze und keine Übergangsfrist. Wer eine strukturierte E-Rechnung erhält, muss sie annehmen und verarbeiten können — unabhängig davon, ob er selbst schon ausstellen muss.
Wann müssen wir selbst E-Rechnungen ausstellen? Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr ab dem 01.01.2027, alle übrigen ab dem 01.01.2028. Maßgeblich ist der Umsatz des jeweils vorangegangenen Kalenderjahres, für die Pflicht ab 2027 also der Umsatz des Jahres 2026.
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden? Nein. Die Pflicht betrifft Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Rechnungen an Privatpersonen sind davon nicht erfasst — für ein gemischtes Rechnungsaufkommen heißt das aber, dass Ihre Fakturierung beide Wege sauber auseinanderhalten muss.
Wir sind erst ab 2028 verpflichtet. Sollen wir warten? Empfangen und verarbeiten müssen Sie ohnehin schon heute. Für das Ausstellen gilt: Die Bestandsaufnahme lohnt sich früh, weil sie zeigt, ob bei Ihnen überhaupt etwas fehlt. Fehlt wenig, können Sie in Ruhe planen. Fehlt viel, ist ein Jahr Vorlauf der Unterschied zwischen einem Projekt und einer Notlösung.
Was passiert, wenn wir die Frist nicht halten? Eine Rechnung, die der Pflicht nicht entspricht, ist formal keine ordnungsgemäße Rechnung — mit Folgen für den Vorsteuerabzug Ihres Kunden und entsprechendem Druck aus dessen Buchhaltung. In der Praxis ist genau das der wirksame Hebel: Ihre Geschäftskunden werden reklamieren, lange bevor eine Behörde nachfragt.
Können wir bis zur Frist mit einer Zwischenlösung arbeiten? Ja, und das ist manchmal die vernünftigste Entscheidung. Der pflichtkonforme Zustand lässt sich in wenigen Tagen herstellen, wenn er sein muss. Die tragfähige Lösung entsteht dann danach, ohne Termindruck — das ist ehrlicher als ein Projekt, das im Dezember nicht fertig wird.
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