Beim Ausstellen von E-Rechnungen denken die meisten Unternehmen zuerst an das Erzeugen der Datei. Der Teil, der später Ärger macht, liegt am anderen Ende: was mit den Rechnungen passiert, die Sie erhalten — und wie sie aufbewahrt werden.
Der strukturierte Teil ist das Original
Eine E-Rechnung im Hybridformat sieht aus wie ein PDF. Rechtlich maßgeblich ist aber nicht das Bild, sondern der eingebettete, strukturierte Datensatz. Er muss in der Form aufbewahrt werden, in der er eingegangen ist: unverändert und maschinell auswertbar.
Die naheliegende Praxis — das PDF ins Dokumentenarchiv legen, die Daten von Hand ins System übertragen — erfüllt das nicht. Optisch ist alles vorhanden, formal fehlt das Original. Der Fehler fällt in der Regel nicht sofort auf, sondern erst bei einer Prüfung, und dann für den gesamten Zeitraum rückwirkend.
Umgekehrt gilt: Die Daten zusätzlich in Ihr eigenes System zu übernehmen, ist richtig und sinnvoll. Es ersetzt nur die Aufbewahrung des Eingangs nicht.
Annahme und Verarbeitung sind zwei Schritte
Sie bestimmen nicht, was Ihre Lieferanten schicken — und müssen es trotzdem annehmen. Deshalb trennen wir beides:
- Annehmen und sichern. Was hereinkommt, wird unverändert abgelegt, samt dem Nachweis, wann und wie es eingegangen ist. Dieser Schritt ist unabhängig davon, ob Sie das Format bereits vollständig verarbeiten können.
- Auswerten. Erst danach werden die Daten so weit übernommen, wie Ihr Prozess sie braucht — Prüfung gegen Bestellung, Kontierung, Freigabe, Buchung.
Diese Reihenfolge klingt selbstverständlich, wird aber häufig zusammengelegt: Es wird nur gespeichert, was verarbeitet werden konnte. Alles Ungewohnte fällt dann aus dem Archiv heraus, obwohl es der aufbewahrungspflichtige Teil ist.
Prüfen, ob Ihr Archiv das kann
Viele Häuser haben ein funktionierendes Dokumentenarchiv, und oft genügt es. Zwei Punkte sind zu klären, bevor darauf gebaut wird:
- Wird die Datei unverändert abgelegt? Manche Archive erzeugen beim Import ein eigenes Anzeigeformat und verwerfen das Original oder verändern es. Genau das darf nicht passieren.
- Bleibt der Datenteil auswertbar? Er muss nicht nur vorhanden, sondern auch über die gesamte Aufbewahrungsfrist wieder maschinell lesbar sein — nicht nur als Bild.
Diese Prüfung kostet meist Stunden, nicht Tage, und sie gehört vor die Entscheidung, wie die Eingangsverarbeitung gebaut wird.
Altrechnungen und der Wechsel des Archivs
Rechnungen aus der Zeit vor Ihrer Pflicht müssen nicht nachträglich umgewandelt werden. Sie müssen aber weiterhin über die gesamte Frist lesbar und unverändert verfügbar bleiben — auch dann, wenn das System, das sie erzeugt hat, längst abgeschaltet ist.
Genau hier entsteht in Projekten die häufigste stille Lücke: Ein neues Archiv wird eingeführt, der alte Bestand wird „mitgenommen", und beim Import verändert sich etwas — Dateinamen, Metadaten, Formate. Wer den Umstieg plant, sollte den Altbestand als eigene Aufgabe behandeln und nicht als Nebenprodukt der Umstellung.
Die Angaben auf dieser Seite sind eine allgemeine Orientierung und keine steuerliche Beratung. Aufbewahrungsfristen und Anforderungen für Ihre Belegarten stimmen Sie mit Ihrer Steuerberatung ab — wir arbeiten dabei gern direkt mit ihr zusammen.
Ihr nächster Schritt
Ob Ihr heutiges Archiv den strukturierten Teil sauber aufbewahrt, lässt sich schnell feststellen. Wir sehen uns dabei gleich den ganzen Weg an — vom Eingang bis zur Ablage.
Häufige Fragen zu Empfang und Archivierung
Genügt es, das PDF zu archivieren? Nein. Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte Datenteil der maßgebliche Teil der Rechnung; er muss in seiner ursprünglichen Form aufbewahrt werden. Wer nur das lesbare PDF ablegt, hat das Original nicht archiviert — auch dann nicht, wenn das PDF optisch alles enthält.
Was ist mit unseren Altrechnungen? Rechnungen, die vor Ihrer Pflicht ausgestellt wurden, müssen nicht nachträglich umgewandelt werden. Sie müssen aber weiterhin über die gesamte Aufbewahrungsfrist lesbar und unverändert verfügbar bleiben. Beim Wechsel des Archivs ist das der Punkt, der am häufigsten übersehen wird.
Dürfen wir die Rechnung in unser eigenes Format umwandeln und das aufbewahren? Die Daten in Ihr System zu übernehmen ist selbstverständlich erlaubt und sinnvoll. Nur ersetzt diese Übernahme das Original nicht: Der empfangene Datensatz muss zusätzlich unverändert und maschinell auswertbar erhalten bleiben.
Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden? Es gelten die üblichen steuerlichen Aufbewahrungsfristen für Rechnungen; für die Umsetzung ist vor allem entscheidend, dass die Daten über diesen gesamten Zeitraum unverändert und auswertbar bleiben. Die konkrete Frist für Ihre Belegarten stimmen Sie mit Ihrer Steuerberatung ab.
Reicht unser bestehendes Dokumentenarchiv? Oft ja — vorausgesetzt, es legt die Datei ab, wie sie eingegangen ist, statt sie beim Import in ein Anzeigeformat zu wandeln. Genau das tun manche Archive standardmäßig. Diese Prüfung ist meist eine Frage von Stunden und lohnt sich, bevor die Eingangsverarbeitung gebaut wird.
Was ist mit E-Rechnungen, deren Format wir nicht kennen? Sie müssen sie trotzdem annehmen und aufbewahren. Deshalb trennen wir Annahme und Verarbeitung: Was hereinkommt, wird zuerst unverändert gesichert, und erst danach so weit ausgewertet, wie es Ihr Prozess braucht.
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