Wer eine Standardsoftware nutzt, wartet auf ein Update seines Herstellers. Wer seine Fakturierung selbst entwickelt oder stark angepasst hat, wartet vergeblich — für eine gewachsene Anwendung gibt es kein Produkt von der Stange.
Es gibt aber zwei Arten von Wissen, die zusammenpassen: Sie kennen Ihre Software und wissen, warum Ihre Rechnungen so aussehen, wie sie aussehen. Wir kennen die Norm und wissen, wie man sie umsetzt, ohne ein laufendes System zu gefährden. Aus beidem entsteht eine Lösung, die zu Ihrem Haus passt — passgenau, nicht übergestülpt.
Die Ratgeber hören da auf, wo es bei Ihnen anfängt
Jede Checkliste zur E-Rechnung endet bei demselben Ratschlag: Fragen Sie Ihren Softwarehersteller nach dem Update. Für Nutzer von Standardlösungen ist das die richtige Antwort. Bei Ihnen ist der Hersteller entweder Ihre eigene IT, ein Dienstleister von damals oder niemand mehr.
Dazu kommt: Ihre Anwendung ist über Jahre gewachsen. Sie tut genau das, was Ihr Geschäft braucht — inklusive der Ausnahmen, die kein Standardprodukt abbildet. Genau diese Ausnahmen sind es, die bei der Umstellung Arbeit machen.
Die teuersten Rechnungen sind die, an die niemand denkt
In jeder gewachsenen Fakturierung gibt es Belege, die anders funktionieren als der Rest — entstanden aus einem Kundenwunsch, einem Sonderfall im Vertrieb, einer Notlösung von damals. Solange eine Rechnung nur gedruckt und verschickt wird, fällt das nicht weiter auf: ein Mensch liest darüber hinweg. Sobald sie maschinenlesbar sein muss, wird aus jedem dieser Fälle eine eigene Entscheidung, die jemand treffen und jemand umsetzen muss.
Wie viele davon in Ihrem Rechnungsausgang stecken, weiß im Haus erfahrungsgemäß niemand vollständig. Deshalb wird die Umstellung fast immer zu klein geschätzt — nicht weil die Norm kompliziert wäre, sondern weil der eigene Bestand unterschätzt wird. Welche Fälle das typischerweise sind, steht unter Die teuren Sonderfälle.
Reden wir eine halbe Stunde darüber
Bevor irgendjemand ein Angebot schreibt, klären wir in einem kurzen Gespräch, worüber wir überhaupt reden: wie Ihre Rechnungen entstehen, was Ihre Anwendung heute erzeugt, welche Frist für Sie gilt und wo Sie den größten Schmerz vermuten.
Danach wissen Sie, ob wir der richtige Partner sind — und wir wissen, ob wir Ihnen etwas Sinnvolles anbieten können. Wenn es passt, ist der nächste Schritt ein gemeinsamer Blick in Ihre echten Rechnungen. Wenn nicht, sagen wir das.
Aufwand für Sie: ein halbstündiges Gespräch. Alles Weitere entscheiden Sie danach.
Wenn Sie das jetzt schon klären wollen: Termin für ein Erstgespräch oder .
Wir setzen uns hinter Ihre Anwendung, nicht hinein
Der größte Aufwand bei einer gewachsenen Individualsoftware ist nicht die E-Rechnung. Es ist das Risiko, an einem System zu arbeiten, das läuft. Also arbeiten wir möglichst nicht daran.
Was dabei entsteht, ist keine fertige Komponente, die wir mitbringen und anschließen. Es ist eine Lösung, die auf Ihr Datenmodell zugeschnitten wird — und dafür brauchen wir Ihre Leute: Ihre IT weiß, wo welche Angabe herkommt, Ihre Buchhaltung weiß, warum ein Beleg so aussieht. Unser Teil ist die Norm, die Technik und die Erfahrung, welche Wege sich später rächen.
Schritt 1
Der gemeinsame Workshop
Ihre IT und Ihre Buchhaltung an einem Tisch, mit uns und Ihren echten Rechnungen. Sie sehen an Ihren eigenen Belegen, was die Norm verlangt und wo Sie stehen. Ein Fragebogen findet, was Sie ohnehin wissen — der Blick in die echten Belege findet den Rest.
Ihre Rechnungsdaten verlassen dabei Ihr Haus nicht: Die Auswertung läuft auf Wunsch vollständig auf Ihrer Infrastruktur.
Schritt 2
Nachgelagerte Komponente
Sie nimmt, was Ihre Anwendung heute schon erzeugt, und macht daraus die konforme E-Rechnung: strukturierte Daten, eingebettet in ein archivfähiges PDF, gegen die geltenden Regeln geprüft, bevor es Ihr Haus verlässt. Ihre Fakturierungslogik bleibt unangetastet.
Schritt 3
Eingriff nur gegen Nachweis
Wo eine Pflichtangabe im Quellsystem schlicht nie erfasst wurde, muss doch an Ihrer Anwendung gearbeitet werden. Der Unterschied ist: Wir wissen vorher genau wo, weil der Workshop es gezeigt hat. Keine Entdeckungen im laufenden Projekt.
Schritt 4
Empfangsseite und Archiv
Eingangsrechnungen entgegennehmen und die strukturierten Daten revisionssicher aufbewahren. Wer nur das PDF archiviert, hat später ein Problem.
Wann Sie uns nicht brauchen
- Sie nutzen eine gängige Standardsoftware. Dann fragen Sie zuerst Ihren Hersteller. Wenn dessen Update Ihre Anforderungen abdeckt, ist das der günstigere Weg.
- Sie stellen wenige Rechnungen im Monat. Dann ist ein Portal oder eine Fakturierungs-App die richtige Wahl. Eine eigene Lösung lohnt sich nicht.
- Sie brauchen nur den Versandweg. Wenn Ihre Daten vollständig und strukturiert vorliegen und es wirklich nur ums Übermitteln geht, reicht ein Dienstleister.
Interessant wird es dort, wo ein Konverter nicht hilft: Kein Portal erfindet Daten, die in Ihrem System nie erfasst wurden. Genau das ist der Fall, den wir bearbeiten.
Am Ende gehört Ihnen die Lösung
Für den Teil, den man nicht selbst bauen sollte — die Erzeugung und Prüfung der Rechnungsformate — setzen wir bewusst etablierte offene Standardkomponenten ein statt einer Eigenentwicklung. Die Formate und ihre Regeln ändern sich regelmäßig; das gehört nicht in selbst geschriebenen Code.
Was wir bauen, ist die Verbindung zwischen Ihrem Datenmodell und der Norm. Dieser Teil ist bei jedem Kunden anders, und er ist der Grund, warum es für Ihren Fall kein Produkt von der Stange gibt. Der Code gehört Ihnen, das Mapping ist dokumentiert, die eingesetzten Komponenten sind frei verfügbar. Sie können jederzeit ohne uns weitermachen.
Und in zwei Jahren?
Die Formate werden weiterentwickelt, Regelwerke und Codelisten aktualisiert. Bei Standardsoftware erledigt das der Hersteller. Bei Ihrer Lösung übernehmen wir es auf Wunsch: Wir ziehen Versionswechsel nach und prüfen Ihre laufende Rechnungsausgabe regelmäßig gegen die dann geltenden Regeln.
Wenn es knapp wird
Empfangen müssen alle schon seit Anfang 2025. Ausstellen müssen Unternehmen ab 800.000 € Vorjahresumsatz ab dem 01.01.2027, alle übrigen ab dem 01.01.2028. Reicht die Zeit bis zu Ihrem Termin für eine saubere Umsetzung nicht mehr, sagen wir das — und sichern in wenigen Tagen den pflichtkonformen Zustand über eine Zwischenlösung. Die richtige Lösung bauen wir danach, ohne Termindruck.
Welche Frist für Sie gilt und was ein Nachzügler noch tun kann →
Womit es meistens anfängt
In den ersten Gesprächen kommen fast immer dieselben vier Fragen: Welche Frist gilt für uns? Brauchen wir ZUGFeRD oder XRechnung? Welche unserer Rechnungen machen die Arbeit? Und genügt es, das PDF zu archivieren? Hier stehen die Antworten ausführlich — samt dem Tag, an dem wir sie für Ihr Haus konkret klären.
Der Workshop: ein Tag an Ihren echten Rechnungen
IT und Buchhaltung an einem Tisch, mit Ihren eigenen Belegen. Danach wissen Sie, welche Pflichtangaben fehlen, welche Sonderfälle es gibt und was die Umstellung kostet.
Mehr erfahren →Fristen: wer ab wann verpflichtet ist
Empfangen seit 2025, ausstellen ab 2027 oder 2028 — was die Termine für ein selbst entwickeltes Fakturierungssystem konkret bedeuten.
Mehr erfahren →ZUGFeRD oder XRechnung — was brauchen wir?
Beide erfüllen die Vorgabe und sitzen auf derselben Norm. Die Wahl richtet sich nach Ihren Empfängern — nicht nach Ihrer Technik.
Mehr erfahren →Die teuren Sonderfälle
Korrekturen, Teilrechnungen, Steuer- und Währungsfälle, ungewöhnliche Positionen: die Belege, die niemand im Kopf hat — und die den Aufwand bestimmen.
Mehr erfahren →Archivierung: warum das PDF nicht genügt
Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte Datenteil das Original. Wer nur das lesbare PDF ablegt, hat die Rechnung nicht archiviert.
Mehr erfahren →Lieber erst verstehen?
Für Entwickler und IT-Verantwortliche, die das Thema zuerst selbst durchdringen wollen, gibt es die eintägige Schulung E-Rechnung für Entwickler: was die Norm verlangt, wie ein konformes Hybridformat technisch entsteht und welche Fallstricke es gibt — mit lauffähigem Beispiel.
Ihr nächster Schritt
Ihre Rechnungen entstehen in Ihrer eigenen Anwendung, und Sie wissen noch nicht, was auf Sie zukommt? Dann klären wir zuerst, worüber wir reden — in einer halben Stunde.
Direkt Termin vereinbaren oder
Häufige Fragen zur E-Rechnung bei Individualsoftware
Müssen wir unsere Anwendung umbauen? In den meisten Fällen nicht. Die konforme E-Rechnung entsteht in einer nachgelagerten Komponente aus den Daten, die Ihre Anwendung heute schon erzeugt. An Ihrer Anwendung arbeiten wir nur dort, wo eine verlangte Pflichtangabe im Quellsystem nie erfasst wurde — welche das sind, steht nach dem Workshop fest, statt im laufenden Projekt aufzutauchen.
Wir haben keine Tests. Ist das ein Problem? Nein, das ist bei gewachsenen Anwendungen der Normalfall und einer der Gründe, warum wir möglichst nicht in Ihrer Anwendung arbeiten. Was stattdessen entsteht, ist eine automatische Prüfung der erzeugten Rechnungen gegen die geltenden Regeln — die wirkt dauerhaft und nicht nur zum Projektende.
Können wir das nicht selbst machen? Den Teil, der Ihr Datenmodell auf die Norm abbildet, können Sie mit ausreichend Zeit selbst bauen — er ist bei jedem Unternehmen anders, und wir dokumentieren ihn so, dass Ihre IT ihn übernehmen kann. Aufwendig ist nicht das Erzeugen der Datei, sondern das vollständige Finden der Rechnungen, die nicht dem Standardweg folgen.
Reicht nicht ein Konverter oder Portal? Wenn Ihre Rechnungsdaten vollständig und strukturiert vorliegen und es wirklich nur um den Versandweg geht, ist ein Dienstleister der günstigere Weg. Kein Portal erfindet allerdings Daten, die in Ihrem System nie erfasst wurden — genau dieser Fall ist der, den wir bearbeiten.
Was kostet das? Dafür gibt es keinen Listenpreis, weil der Aufwand von Ihrem Rechnungsbestand abhängt und nicht von der Norm. Nach dem gemeinsamen Workshop erhalten Sie eine Aufwandseinschätzung und darauf ein festes Angebot. Jede Zahl vorher wäre geraten.